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O que é ficha técnica e por que é necessário pensar nela desde o início?


ficha técnica

Vamos entender a importância da ficha técnica

A ficha técnica é um documento importante para qualquer restaurante. Basicamente é ela que mostra os ingredientes que compõem uma receita, indicando a quantidade e os preços, mantendo os gastos e lucros sobre controle.

Esse documento pode parecer algo simples de ser feito, porém é bastante complexo e possui grande importância para o dia a dia de um restaurante. Antes de começar as atividades neste ramo, é recomendável que seja feita a ficha técnica de todos os pratos que estarão no cardápio.

Mesmo que você já tenha um restaurante e ainda não tenha adotado as fichas técnicas dos seus  produtos, nada impede que você comece agora. Essa é uma valiosa estratégia gerencial, que pode ser bastante útil na gestão do seu restaurante. É uma ferramenta que ajuda a precificar seus produtos, avaliar sua rentabilidade, entre outras questões, sendo este um grande desafio que donos de restaurantes enfrentam ao realizar a gestão de seus negócios, ou seja, saber de fato o custo da parte operacional. 

Mas você deve estar se perguntando sobre como implementar a ficha técnica para restaurante. Vamos entender e aprender um pouco mais sobre essa ferramenta essencial para o funcionamento do seu restaurante e como elaborar uma. 

O que é ficha técnica?

A ficha técnica é um documento que funciona como um manual de instrução sobre cada prato que o seu restaurante possui. Deve conter as informações essenciais que circundam a elaboração de determinado prato, como o custo dos ingredientes que são usados, a quantidade usada nas receitas, quantas porções rendem as receitas, o cálculo de uso de cada ingrediente, incluindo as perdas, entre outras. 

Ainda não ficou muito claro como funciona? Então, vejamos: vamos supor que uma receita de bolo que seu café vende usa 100 gramas de açúcar. Ainda, você comprou 10 quilos de açúcar por 20 reais. Dessa forma, deve constar na ficha técnica que essa receita gasta 20 centavos de açúcar. Ficou um pouco mais claro?

Pode parecer simples, porém esse procedimento deve ser realizado com todos os ingredientes que compõem cada receita. Isso faz com que a elaboração das fichas técnicas seja complexa. 

Apesar disso, elas serão fonte de informações para a área financeira com relação aos custos e gastos com os ingredientes, para a área da logística sobre o uso dos ingredientes, para que mantenham o estoque sempre abastecido, evitando desperdícios e faltas de suprimentos, e ainda auxilia a parte operacional ao contribuir para que a equipe saiba a quantidade exata de cada ingrediente que deve ser usada. 

Por que ela é importante? 

A ficha técnica para restaurante como já pudemos ver é importante especialmente devido aos três aspectos que citamos anteriormente, quais sejam o financeiro, o logístico e o operacional. Dessa forma, já se pode vislumbrar três motivos que são bastante motivadores para que se aplique a ferramenta da ficha técnica em seu restaurante.

Além disso, elas também são essenciais por outros motivos, não menos importantes que os já citados, mas que devem ser listados. Veja abaixo quais são eles:

  1. As fichas técnicas são capazes de padronizar os pratos servidos em seu restaurante. Assim, independentemente de quem execute a receita, o produto será fiel ao que consta em seu cardápio.
  2. Com as fichas técnicas você será capaz de informar precisamente para os clientes quais ingredientes compõem um prato. Assim, caso você se depare com alguma situação em que, por exemplo, seu cliente seja intolerante à lactose, você será capaz de indicar qual prato do cardápio pode ser consumido ou não por esse cliente em questão. 
  3. A ficha técnica também auxilia no treinamento de novos membros da equipe, seja da cozinha ou seja da parte de atendimento, sobre as receitas e pratos do restaurante. É muito importante que todos os colaboradores do seu restaurante saibam dar informações sobre o seu cardápio. 
  4. É possível também, através da utilização da ficha técnica, comparar as compras dos ingredientes que você realiza com a receita bruta de cada prato vendido.
  5. A ficha técnica auxilia também a definir o preço mínimo que cada prato deve  ser vendido, pois além de considerar o custo dos ingredientes, você deve considerar também outros gastos, como a folha de pagamento dos seus colaboradores, aluguel, entre outros gastos.
  6. Através da ficha técnica ainda é possível realizar o controle dos itens que se possui em estoque.
  7. Ainda, para calcular a margem de lucro real de seu restaurante é preciso saber com uma precisão maior qual o custo real da linha de produção do seu negócio.

Com essa lista fica ainda mais evidente a importância de se valer da ficha técnica em seu restaurante. São inúmeras perspectivas que podem ser extraídas dela e, como vimos, são aspectos que possuem impacto no dia a dia do seu negócio, assim como podem auxiliar o sucesso dele. 

Como montar uma ficha técnica?

A ficha técnica vai ter sua especificidade de acordo com cada restaurante, pois cada um vai possuir suas peculiaridades. Nesse sentido não há uma receita única para montar uma ficha técnica, ou seja, cabe a você analisar quais aspectos são relevantes para incluir na ficha técnica do seu estabelecimento. 

No entanto, existem vários exemplos e modelos disponíveis de fichas técnicas, que vamos trazer aqui, para que você esclareça ainda mais suas dúvidas sobre este importante documento, já que determinados aspectos básicos são comuns à maioria dos restaurantes. 

Vejamos quais itens básicos que uma ficha técnica gastronômica deve apresentar: 

  1. Nome do item ou prato do cardápio;
  2. Preço de custo de cada ingrediente a ser utilizado, em razão da quantidade utilizada;
  3. Cotação de preço dos ingredientes atualizada pelo contato com os fornecedores;
  4. Cálculo do uso de cada ingrediente, incluindo possíveis perdas durante o processo de produção;
  5. Tempo de preparo desse prato do cardápio;
  6. Os métodos utilizados para o seu preparo;
  7. Os equipamentos que são necessários para o preparo;
  8. A quantidade de pessoas da equipe que estarão envolvidas em cada processo;
  9. Modo e tempo de armazenamento de cada produto;
  10. Tamanho de cada porção ou a quantidade de porções que essa receita rende;
  11. Custo final da produção deste produto;
  12. Impostos e encargos que afetam a produção;
  13. Custos administrativos da parte operacional;
  14. Receituário.

Esses são itens considerados essenciais para que o restaurante realize um controle financeiro e logístico da parte operacional do seu estabelecimento. Além disso, auxiliam bastante as atividades administrativas do seu estabelecimento. 

Ainda, você pode realizar uma categorização das fichas técnicas, como a que já é feita em seu cardápio. Nesse sentido, se você faz uma separação entre, digamos, entradas, pratos principais e sobremesas, é interessante também fazer essa mesma categorização com relação às fichas técnicas que utiliza. 

O importante é que, como dissemos, você utilize o modelo mais adequado à realidade do seu estabelecimento, para que, dessa maneira, as informações contidas na ficha técnica do seu restaurante contribuam, de maneira efetiva, para uma boa administração do seu negócio. 

Exemplos de fichas técnicas 

Como dissemos anteriormente, você não precisa adotar esses exemplos de fichas técnicas na íntegra, uma vez que podem não fazer sentido para o seu estabelecimento. Mas pode ser um ponto de partida se você ainda está se sentindo perdido sobre como fazer uma ficha técnica. Vamos, então, ver alguns exemplos:

Esse é um exemplo que vamos dar com uma legenda que vai exemplificar o que deve ser preenchido em cada item.

ficha técnica

Legenda:

A: Nesse campo você pode inserir o número de referência da categorização que fez sobre os pratos do seu restaurante. Por exemplo, se dividiu como entradas, pratos principais e sobremesas, você pode atribuir o número 1 para todas as entradas e assim sucessivamente. Lembre-se que existem inúmeras categorizações que você pode fazer e que ela deve, na verdade, fazer sentido para o seu restaurante.

B: O nome do prato, mais especificamente da forma como ele aparece no seu cardápio.

C: Quantas porções o preparo dessa receita vai render.

D: A relação de todos os ingredientes que serão utilizados nesta receita, inclusive os temperos.

E: A quantidade de cada ingrediente que estará presente no final da receita.

F: A unidade de medida que será utilizada para cada ingrediente, por exemplo: quilo, gramas, litros, mililitros, ramo, etc.

G: O preço total do ingrediente.

H: Trata-se do rendimento real do ingrediente ao se excluir cascas, talos, sementes, entre outros. Esse campo geralmente deve ser preenchido com percentual. Por exemplo, ao se utilizar um peixe para o preparo de um prato não se utiliza 100% desse ingrediente, seu rendimento real na verdade vai girar em torno de 70% e os outros 30%, que são relativos a espinhos e peles, vão ser descartados.

I: A quantidade total que de fato deve ser adquirida, para conseguir reproduzir a receita, quando se considera o rendimento desse ingrediente. No caso do peixe, que citamos como exemplo, se você precisa de 1 quilo de peixe para fazer a receita em questão, deve se comprar na verdade aproximadamente um peixe que pese 1,3 quilos, em razão dos desperdícios.

J: Esse valor é referente a de fato quanto custa o produto quando se aplica o rendimento que ele possui. Por exemplo, se o quilo do peixe que fizemos referência custar 10 reais, em verdade o valor de fato é 10 reais mais 30% desse valor. Nesse caso o valor real que o peixe vai custar para o seu restaurante será de 13 reais.

K: A somatória do preço de cada ingrediente que vai resultar no valor total do prato.

L: É a receita para se fazer o prato em questão, contendo a descrição de todas as etapas e processos de preparação do prato.

M: A foto ilustrativa da montagem do prato pronto. É recomendável que você contrate um fotógrafo para que realize a montagem dessas fotos, pois elas podem, tanto ser usadas para o exemplo ilustrativo da ficha técnica, como para finalidades de marketing do seu restaurante.

N: Tabela de cálculo final.

O: É referente ao custo total dividido pelo número de porções que a receita vai render.

P: Esse índice geralmente é considerado como 3 para que seja calculado o preço do prato pelo qual será vendido. Por exemplo, ainda se valendo do exemplo do peixe, vamos considerar que ele seja a matéria desse prato. Nesse caso, a precificação do prato será com base nesse ingrediente. Esse índice de custo portanto vai considerar que 13 reais serão gastos com a aquisição da matéria prima em si, outros 13 reais serão despendidos com outros aspectos do restaurante e 13 reais serão relativos à margem de lucro.

Q: É o valor total do custo do prato conforme explicamos no item acima. Seguindo o exemplo que utilizamos nessa legenda, o preço final do prato será de 39 reais, que é o resultado do valor da matéria prima (13 reais) multiplicado pelo índice de custo (3).

E então, você gostou de saber mais sobre o que é uma ficha técnica gastronômica? Você já aplica essa ferramenta de gestão em seu restaurante? Conta para a gente nos comentários abaixo como você utiliza a ficha técnica em seu estabelecimento. Se ainda não faz uso dela, deixe seu comentário sobre o que achou e compartilhe esse texto com seus amigos em suas redes sociais!